Wir stellen ein! Kaufmännische Angestellte für den Empfang/Back Office (m/w/d) in Vollzeit (vorerst befristet)

17. Apr 2026

Wir suchen für unsere Vermietungsabteilung zum nächstmöglichen Termin als tatkräftige Unterstützung eine

Kaufmännische Angestellte für den Empfang/Back Office (m/w/d)
in Vollzeit (vorerst befristet)

Als Mitarbeiter:in im Empfangsbereich sind Sie verantwortlich für das Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs am Empfang. Sie übernehmen die Verantwortung und Koordination von organisatorischen Prozessen innerhalb der Zentrale.

Ihre Aufgaben umfassen im Wesentlichen

Allgemeine Organisationsaufgaben (wie bspw. Beschaffung von Büromaterial, Kaffee, Getränke, Obst, Hygieneartikel, Pflege und Reinigung der Küche, etc.)
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost inkl. Digitalisierung und Zuordnung im Dokumentenmanagementsystem
Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
Gästebetreuung
Schreibarbeiten für die Bestandsverwaltung/Vermietung und WEG-Verwaltung, im Bedarfsfall für die Technik, Betriebswirtschaft, Geschäftsführung
Stammdatenpflege / analog und digital
Scanarbeiten
Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben, einschließlich der Pflege von Mieterakten im Dokumentenmanagementsystem
Laufende Weiterentwicklung und Optimierung interner Dienstleistungen und Abläufe im Bereich Empfang/Backoffice

Die ausgeschriebene Stelle ist darüber hinaus ein wichtiges Bindeglied zu den übrigen Abteilungen des Unternehmens wie der Betriebswirtschaft und der Technik.

Ihr Profil

Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im Empfang oder eine andere vergleichbare Qualifikation.

Sie verfügen über Organisationsgeschick und haben eine lösungsorientierte sowie strukturierte Herangehensweise.

Der Umgang mit MS-Office ist für Sie Alltag, insbesondere Outlook, Excel und Word.

Kenntnisse im Bereich der ERP-Software iX-House sowie dem Dokumentenmanagementsystem DocuWare sind von Vorteil.

Sie sprechen fließend Deutsch.

Wichtig ist Ihnen Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein ergebnisorientierter Arbeitsstil in Verbindung mit hoher Service- und Dienstleistungsorientierung.

Eine positive Ausstrahlung und souveränes professionelles Auftreten im Umgang mit Kunden, Auftragnehmern sowie Kollegen erleichtert die Kommunikation und ermöglicht die Prozesse zu optimieren und das Team aktiv zu entlasten.

Suchen Sie einen abwechslungsreichen und interessanten Arbeitsplatz in netter Teamatmosphäre bei kurzen Entscheidungswegen, offener Kommunikation und einem fairen Miteinander? Haben Sie Freude in Ihrem Tätigkeitsbereich eigenverantwortlich zu arbeiten und begeistern sich an einer abwechslungsreichen Herausforderung in einem dynamischen Umfeld?

Wir sehen Ihrer Bewerbung entgegen - gerne auch per Email - mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und möglichem Arbeitsbeginn an

Wohnungsbaugesellschaft Rebien mbH

Frau Gesche Breuer

Eidelstedter Weg 22

20255 Hamburg

Email: bewerbung@wobau-rebien.de

Tel.: 040 / 560 86 154

Wir bieten neben einem attraktiven Gehaltssystem mit 30 Tagen Jahresurlaub sowie Weihnachten und Silvester arbeitsfreie Tage, Weiterbildung in Ihrem Fachgebiet, Beitrag zum Job-Ticket sowie sonstige Annehmlichkeiten im Büro.

Wenn gewünscht, unterstützen wir Sie bei der Wohnungssuche in Hamburg.

Wir schätzen offene Feedbackkultur – Ihre Meinung ist uns wichtig.

Important note:

Please be advised that a valid workpermit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid workpermit may not be considered.

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